BAB X PETTY CASH

A. Kas Kecil

    Kas Kecil (petty cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Pembelian peralatan kantor, pembelian materai dan lainnya, sangatlah tidak praktis apabila untuk pengeluaran-pengeluaran tersebut perusahaan membayar dengan menggunakan cek, karena itu diperlukan dana kas kecil (petty cash fund).
Dana ini diserahkan ke kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil ini.

B. Sistem Pengelolaan Kas Kecil
 Ada dua metode yang sudah teruji untuk mengelola kas kecil yaitu:
1. Sistem Imprest
Rekening Kas Kecil besarnya selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dana kas kecil.
Setiap kali melakukan pembayaran, kasir kas ini harus membuat bukti pengeluaran. Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil. Dengan demikian jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula.
Pengeluaran-pengeluaran petty cash baru dicatat pada saat pengisian kembali. Kasir kas kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima check sebesar pengeluaran yang sudah dibayar.
Sedangkan pengisian kembali kas ini dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran yang dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya adalah kas.
Setelah penggantian saldo dana kas kecil akan kembali sesuai dengan jumlah yang ditetapkan. Pada kas kecil jurnal diselenggarakan
dua kali, yaitu :
1. Pada waktu pembentukan
2. Pada waktu pengisian kembali  

Contoh:
PT. KarimaJaya menentukan jumlah dana kas kecil yang dipegang oleh kasir perusahaan adalah sebesar Rp5.000.000,00. Pejabat berwenang kemudian menyiapkan cek sesuai dengan jumlah yang ditentukan, yang kemudian cek dicairkan oleh kasir perusahaan. Dana kas kecil dibentuk pada tanggal 10 November 2020 dan diisi kembali setiap 2 minggu. 
Setiap   pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti dan diotorisasi oleh pejabat berwenang dan
dijadikan satu dengan kuitansi pengeluaran kas kecil. 
Transaksi yang terjadi adalah sebagai berikut :
November 10    : Membentuk dana kas kecil         Rp 5.000.000,-
November 12    : Membayar biaya listrik               Rp 2.000.000,-
November 18    : Membeli perlengkapan kantor    Rp    750.000,-
November 20    : Membayar kosumsi rapat            Rp 1.150.000,-
November 30    : Pengisian dana kas kecil dari bank            Rp 3.900.000,-
1. Jurnal Pembentukan Kas Kecil

2. Jurnal Pengisian Kembali Kas Kecil

Dari ilustasi diatas dapat kita lihat bahwa nilai dana kas kecil akan selalu tetap sebesar Rp5.000.00. Setiap periode pengisian staff pemegang kas kecil harus membuat jurnal pengisian kembali tujuannya adalah beban yang dikeluarkan diakui sesuai dengan periode dana kas kecil. Pengakuan beban juga untuk menentukan jumlah dana kas kecil yang akan dilaporkan di laporan posisi keuangan perusahaan.
Apabila pada saat pengisian tidak diisi kembali maka perusahaan harus membust jurnal penyesuaian untuk mengakui beban sejak pengusian sebelumnya sampai dengan akhir perioda tersebut.
 
Ilustrasi :
PT. KarimaJaya menentukan jumlah dana kas kecil yang dipegang oleh kasir perusahaan adalah sebesar Rp5.000.000,00. Kas kecil diisi kembali setiap tanggal 20. Transaksi pengeluaran kas kecil PT. KarimaJaya pada bulan Desember 2020 adalah sebagai berikut:
Desember 5: Pembayaran biaya komunikasi, listrik dan PDAM bulan desember Rp2.000.000,00
Desember 12: Pembayaran materai Rp 200.000,00
Jurnal pengisian kembali pada tgl 20 Desember 2020 adalah sebag berikut :  

Apabila tgl 20 Desember 2020 PT Karimajaya tidak melakukan pengisian dana kas kecil, maka pada tanggal 31 Desember 2020, PT Karimajaya harus membuat jurnal penyesuaian.
Jurnal penyesuaiannya adalah sebagai berikut :  

Apabila transaksi diatas diposting ke buku besar, maka dana kas kecil akan menjadi Rp5.000.000,00 - Rp2.200.000,00 = Rp2.800.000,00.. Beban tersebut ditutup ke ikhtisar laba rugi, yang kemudian pada awal tahun dibuat kembali jurnal pembaliknya.
Jurnal pembaliknya adalah sebagai berikut :

Setelah jurnal pembalik diposting ke buku besar maka saldo dana kas kecil akan kembali menjadi Rp5.000.000,00  

Prosedur Pengisian Kas Kecil dalam Sistem Dana Tetap 

1. Perusahaan memberikan dana kepada pemegang kas kecil untuk melakukan pembayaran selama periode yang telah ditentukan.
2. Pada akhir periode pengisian, jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan untuk pembayaran pengeluaran dilaporkan ke perusahaan yang kemudian dilakukanpengisian kembali sejumlah pengeluaran yang telah dilakukan. Sehingga, dana kas kecil tiap periode berjumlah sama.
3. Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode.

Kelebihan pada Sistem Dana Tetap :

1. Dalam rangka pengendalian, sistem dana tetap lebih baik, karena jumlah dana kas kecil dapat dikendalikan dan tidak akan terjadi penumpukan pada pemegang dana kas kecil.
2. Pengendalian pengeluaran tiap pos atau akun akan lebih mudah karena pengeluaran tiap pos atau akun dapat diketahui.
3. Dengan saldo kas kecil tetap, maka pemegang kas kecil akan lebih mudah utuk memperkirakan jumlah dana per unit usaha

Kelemahan pada Sistem Dana Tetap adalah :

1. Saldo kas kecil hanya dapat diketahui pada saat pengisian kembali.
2. Tidak ada penambahan di tengah periode, sehingga memungkinkan terjadi kekurangan dana sebelum periode pengisian. Oleh karena itu, pemegang kas harus dapat memperkirakan pengeluaran yang terkait dengan kas kecil.

2. Dana Kas Kecil Sistem Fluktuasi (Fluctuating System)

    Dalam sistem ini dana kas kecil tidak ditetapkan sejumlah tertentu sehingga saldonya bervariasi dari waktu ke waktu. 

Penggantian tidak didasari jumlah terpakai tetapi seringkali ditetapkan jumlah tertentu. Misalnya untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil sebesar Rp5.000.000,00. Setiap bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa memperhatikan jumlah dana yang terpakai. Akibatnya saldo kas akan berubah-ubah.

Ilustrasi :

PT. KarimaJaya menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dalam perusahaan. Kas tersebut mulai dibentuk pada tanggal 2 Desember 2020 dengan mengisi dana kas kecil sebesar Rp 2.000.000 dari Kas. Untuk selanjutnya kas kecil diisi kembali pada tanggal 15.

Pengeluaran dana kas kecil adalah sebagai berikut :

03 desember Dibeli materai Rp 300.000

08 desember Dibayar rekening listrik Rp 320.000 dan air Rp 230.000

11 desember Dibayar biaya iklan pada harian kompas Rp 250.000

15 desember Dana kas kecil diisi kembali

Jurnal yang terkait dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut :

Jurnal Pembentukan Kas Kecil

Jurnal Pencatatan Pengeluaran Kas Kecil

Jurnal Pencatatan Pengisian Kembali

C. Perbedaan  Pencatatan Sistem Imprest dan Sistem Fluktuasi 

        Setelah terdapat penjelasan terkait kedua sistem pencatatan kas Kecil, maka dapat diketahui perbedaan-perbedaan yang ada pada kedua sistem tersebut:

a. Penentuan Saldo Awal

b. Pembelanjaan Kas Kecil

c. Pengisian Kembali Kas Kecil

Contoh Kasus

Pada tanggal 5 Januari 2020, PT SinarPagi membentuk dana kas kecil sebesar Rp 500.000,- dan diisi setiap minggu, Pengeluaran yang terjadi selama satu minggu pertama adalah sebagai berikut:

6 Januari 2020	Dibayar biaya perjalanan dinas	Rp 135.000
7 Januari 2020	Dibayar biaya bensin & solar	Rp 100.000
9 Januari 2020	Pembelian alat tulis kantor	Rp   50.000
10 Januari 2020	Dibayar beban materai	Rp   24.000
11 Januari 2020	Dibayar beban pemeliharaan peralatan	Rp   50.000

Tanggal 12 Januari 2020 kas kecil tersebut diisi kembali. Catatlah kedalam jurnal transaksi di atas dengan menggunakan:

1.      Sistem imprest, dimana pada saat penghitungan ditemukan jumlah kas kecil yang tersisa sebesar Rp 141.000.

2.      Sistem berfluktuasi, dengan pengisian kas kecil sebesar Rp 350.000.

 Pembahasan:

Jurnal Kas Kecil Sistem Imprest:

Jurnal Kas Kecil Sistem Fluktuasi:

D. Mencatat Selisih Kas Kecil 
ada kalanya seorang pemegang kas kecil salah dalam pencatatan dana kas kecil. hal ini bisa dikarenakan lupa atau salah dalam mencatat jumlah pengeluaran kas kecil. Perbedaan fisik kas kecil dengan catatan ini akan dicatat sebagai selisih kas kecil.

Dalam praktiknya selisih kas ini bisa terjadi selisih kas lebih, atau selisih kas kurang.

1. Apabila terjadi kas lebih maka akan dicatat

    Kas                Rp xx

                Selisih Kas                Rp xx

2. Apabila terjadi kas kurang maka akan dicatat

    Selisih Kas                Rp xx

                 Kas                Rp xx

Contoh Selisih Kas Lebih

Pada bulan Juni 2020 PT. AUTO DINAMIS  memutuskan untuk membentuk dana kas kecil untuk membantu memastikan pengendalian internal atas pengeluaran kas kecil. 

Informasi berikut ini yang tersedia untuk bulan Juni 2020:

• Pada tanggal 1 Juni 2020, perusahaan membentuk dana kas kecil sejumlah Rp 2000.000
• Ringkasan pengeluaran kas kecil yang dibuat oleh pemegang kas kecil perusahaan per 10 Juni adalah sebagai berikut.

1. Biaya pengiriman dibayarkan pada barang yang dibeli Rp 800.000
2. Pembelian Perlengkapan kantor, Rp 450.000
3. Peminjaman kas kepada seorang karyawan perusahaan, Rp 370.000
4. Beban lain-lain, Rp 360.000
5. Dana kas kecil diisi ulang pada tanggal 10 Juni, ketika saldo Fisik dana kas kecil sejumlah Rp 120.000

• Saldo dana kas kecil ditingkatkan sebesar Rp 1000.000 hingga mencapai Rp 3000.000 pada tanggal 20 Juni

• Keterangan:
  Selisih Kas kecil Rp 100.000 diperoleh dari selisih antara Kas Kecil (1 Juni 2020) Rp 2.000.000 dengan biaya-biaya yang dikeluarkan pada tanggal 10 Juni dan  Fisik Dana Kas Kecil pada saat Pengisian kembali pada tanggal 10 Juni 2020.
  
  
• 1 Juni                                                Rp 2.000.000
• 10 Juni (total biaya)                          Rp 1.980.000 -
• Saldo Kas Kecil Seharusya                            Rp     20.000    

                             

• Saldo fisik kas kecil (10 Juni)                        Rp.    120.000 -
• Selisih Lebih                                                   Rp.    100.000     

                           

Contoh Selisih Kas Kurang

• Pada bulan Juni 2020 PT. AUTO DINAMIS  memutuskan untuk membentuk dana kas kecil untuk membantu memastikan pengendalian internal atas pengeluaran kas kecil. 

  Informasi berikut ini yang tersedia untuk bulan Juni 2020:

  • Pada tanggal 1 Juni 2020, perusahaan membentuk dana kas kecil sejumlah Rp 2000.000
  • Ringkasan pengeluaran kas kecil yang dibuat oleh pemegang kas kecil perusahaan per 10 Juni adalah sebagai berikut.
  1. Biaya pengiriman dibayarkan pada barang yang dibeli Rp 940.000
  2. Pembelian Perlengkapan kantor, Rp 450.000
  3. Peminjaman kas kepada seorang karyawan perusahaan, Rp 370.000
  4. Beban lain-lain, Rp 360.000
  5. Dana kas kecil diisi ulang pada tanggal 10 Juni, ketika saldo Fisik dana kas kecil sejumlah Rp 120.000
  • Saldo dana kas kecil ditingkatkan sebesar Rp 1000.000 hingga mencapai Rp 3000.000 pada tanggal 20 Juni
  
  
  

  
  

  
  
  Keterangan:
  Selisih Kas kecil Rp 100.000 diperoleh dari selisih antara Kas Kecil (1 Juni 2020) Rp 2.000.000 dengan biaya-biaya yang dikeluarkan pada tanggal 10 Juni dan  Fisik Dana Kas Kecil pada saat Pengisian kembali pada tanggal 10 Juni 2020.
  
  
• 1 Juni                                                Rp 2.000.000
• 10 Juni (total biaya)                          Rp 1.780.000 -
• Saldo Kas Kecil Seharusya                            Rp      220.000    
• Saldo fisik kas kecil (10 Juni)                        Rp.    120.000 -
• Selisih Kurang                                                Rp.    100.000     

E. Laporan Kas Kecil