Bab I Administrasi

 A. Definisi Administrasi 

1. Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi ini merupakan sebuah bentuk usaha serta aktivitas yang berhubungan dengan suatu pengaturan kebijakan supaya bisa atau dapat mencapai target/ tujuan organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sangat krusial di dalam seluruh aktivitas sebuah organisasi. Secara umum, administrasi yaitu usaha dan kegiatan yang berhubungan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi juga dibedakan menjadi dua yaitu :

§  Pengertian dalam arti sempit

administrasi adalah kegiatan yang meliputi catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda, dan aktivitas lain yang bersifat teknis ketatausahaan.

§  Pengertian dalam arti luas

administrasi adalah seluruh proses kerjasama dari dua orang atau lebih agar dapat tercapai tujuan melalui pemanfaatan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

2. Menurut Para Ahli

Pengertian administrasi menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:

§  Menurut Ulbert Silalahi,

administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.

Pengertian administrasi dalam arti luas adalah kegiatan menyusun dan mencatat data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal yang berguna untuk menyediakan informasi serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.

§  Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson,

Administrasi merupakan cabang ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan tersebut harus dilaksanakan.

§  Menurut Sondang P. Siagian

Administrasi yaitu keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang berdasar atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

§  Menurut George R. Terry,

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

§  Menurut Arthur Grager

Administrasi yaitu penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi dalam bentuk surat atau warkat dalam suatu organisasi.

 B.    Tujuan dan Fungsi Administrasi

Administrasi dilakukan bertujuan untuk :

1. Menyusun program usaha
2. Mengevaluasi kegiatan organisasi
3. Memantau aktivitas administrasi
4. Memastikan keamanan kegiatan usaha

Administrasi mempunyai fungsi sebagai berikut.

1.      Perencanaan (Planning), merupakan perencanaan yang memerlukan kegiatan administrasi, baik pengumpulan data, pengolahan data, maupun penyusunan perencanaan.

2.      Penyusunan (Organizing), merupakan usaha menyusun dan membangun komunikasi kerja agar tujuan organisasi dapat tercapai.

3.      Koordinasi (Coordinating), merupakan aktivitas menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan agar tercapai kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi.

4.      Laporan (Reporting), merupakan kegiatan menyampaikan laporan perkembangan atau hasil suatu kegiatan kepada atasan, baik secara lisan maupun tulisan.

5.      Penyusunan Anggaran (Budgeting), merupakan kegiatan merencanakan dan mengelola keuangan yang dilaksanakan secara berkesinambungan.

6.      Penempatan (Staffing), merupakan aktivitas yang berkaitan dengan pendayagunaan tenaga kerja, pengembangan, serta perlengkapan di dalam suatu organisasi.

7.      Pengarahan (Directing), merupakan kegiatan bimbingan, saran, perintah, agar tugas dapat berjalan dengan tepat guna demi tercapai nya tujuan yang telah ditentukan.

C.    Unsur Administrasi

Terdapat beberapa unsur yang wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus ada, diantaranya sebagai berikut :

1. Organisasi

Pengertian organisasi ini merupakan suatu tempat berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerjasama itu dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Di dalam sebuah organisasi terdapat kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan, penyusunan, pembagian tugas dari suatu usaha kerjasama di dalam upaya untuk dapat mencapai tujuan tertentu.

2. Manajemen

Pengertian manajemen ini ialah suatu proses mengatur sesuatu yang dilakukan oleh sekelompok orang atau pun juga organisasi guna dapat mencapai tujuan bersama. Kegiatan di dalam manajemen tersebut ini ialah untuk dapat menggerakkan segenap orang serta juga kemudian mengarahkan seluruh fasilitas guna mencapai tujuan yang sudah atau telah ditentukan.

3. Komunikasi

Pengertian komunikasi ini merupakan suatu aktivitas atau kegiatan penyampaian informasi, baik itu pesan, ide, serta juga gagasan, dari 1 pihak ke pihak lainnya. Komunikasi didalam aktivitas administrasi bisa atau dapat dilakukan dengan secara verbal, melalui bahasa tubuh, maupun dengan secara tertulis.

4. Kepegawaian

Pengertian kepegawaian ini merupakan suatu proses yang berhubungan yakni dengan pengaturan tenaga kerja di dalam organisasi. Proses kepegawaian di dalam organisasi dimulai dari penerimaan,pembimbingan, pengangkatan, penempatan, pengarahan, promosi, pemberhentian, hingga pemberhentian/ pensiun.

5. Keuangan

Pengertian keuangan di dalam administrasi ini merupakan sesuatu yang berkaitan dengan pembiayaan di dalam hubungan kerjasama, diantaranya ialah;  pengelolaan segi pembayaran, pertanggungjawaban biaya, penentuan sumber-sumber biaya, cara mendapatkan biaya, serta lain-lain.

6. Perbekalan

Pengertian perbekalan ini merupakan aktivitas atau kegiatan yang berhubungan dengan perlengkapan serta peralatan yang diperlukan suatu organisasi. Beberapa kegiatannya ini ialah penyimpanan barang, pengadaan barang,sampai pada pemusnahan barang yang sudah tidak diperlukan.

7. Ketatausahaan

Pengertian ketatausahaan di dalam administrasi ini merupakan kegiatan atau aktivitas yang berkaitan dengan pelayanan atas penyelenggaraan usaha. Misalnya seperti,pengiriman, penyimpanan, pencatatan, dan lain-lain. Biasanya kegiatan atau aktivitas tata usaha ini dikenal dengan sebutan  “office work” yang dilakukan di dalam kantor.

8. Hubungan Masyarakat (Humas)

Pengertian Humas atau juga public relation ini merupakan suatu bagian dari organisasi yang memiliki fungsi untuk melakukan hubungan, interaksi, serta juga kerjasama dengan masyarakat yang terkait yakni dengan organisasi tersebut. Tujuan dari kegiatan atau aktivitas humas tersebut ini merupakan untuk mendapatkan dukungan penuh dari masyarakat terhadap organisasi itu secara sadar serta sukarela.

 

Ciri-Ciri Administrasi

Di dalam kegiatan Administrasi terdapat beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya ialah :

Administrasi memiliki tujuan yang jelasSedangkan unuk pengertian administrasi secara luas ini ialah seluruh proses kerjasama antar

Ciri-ciri yang dimiliki administrasi antara lain :

1. Mempunyai tujuan yang jelas
2. Terdapat kelompok orang yang terdiri dari dua individu atau lebih
3. Terdapat kerja sama
4. Terdapat usaha atau proses kerja
5. Terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan

Demikianlah informasi yang dapat saya sampaikan mengenai pengertian administrasi secara umum, tujuan, fungsi dan ciri-ciri administrasi. Semoga dapat menambah wawasan bagi teman-teman pembaca.

 Jenis Administrasi

 Dengan berdasarkan cakupan kerjanya, administrasi tersebut dibagi menjadi beberapa jenis yaitu :

1. Administrasi negara

Administrasi negara ini merupakan suatu sistem yang mengatur banyak hal terkait itu dengan penyelenggaraan negara agar dapat berjalan dengan baik

2. Administrasi niaga

Administrasi niaga atau juga bisnis ini merupakan kegiatan atau aktivitas kerjasama antara 2 orang atau lebih untuk dapat mencapai tujuan yang telah atau sudah disepakati yakni untuk memperoleh keuntungan.

3. Administrasi kependudukan

Ini merupakan serangkaian aktivitas atau kegiatan pengaturan, penataan, serta juga penertiban data dan juga dokumen kependudukan dengan melalui pencatatan sipil,  pengelolaan informasi, pendaftaran penduduk, sampai pada pemanfaatan data tersebut yakni sesuai dengan aturan yang berlaku.

4. Administrasi keuangan

Administrasi keuangan ini adalah suatu kegiatan atau aktivitas yang berkaitan atau berhubungan dengan keuangan seperti misalnya pencatatan pemasukan,  pengeluaran, aliran serta juga sumber dana, sampai pada laporan keuangan di dalam suatu perusahaan.

5. Administrasi pendidikan

Administrasi pendidikan ini merupakan suatu aktivitas terkait ytakni dengan penyelenggaraan pendidikan yang meliputi adanya

perencanaan,

pengorganisasian,

pengawasan,

pengarahan, dan sebagainya.

x